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Prénom choisi

L’Université de Montréal offre la possibilité à tous ses étudiantes et étudiants actifs et aux membres du personnel d’utiliser un prénom choisi dans le cadre de leur vie universitaire ou professionnelle. 

Un prénom choisi est celui que vous utilisez pour vous identifier dans la vie de tous les jours et qui est différent de votre prénom légal ou à la naissance.

Utilisation du prénom choisi à l’UdeM

Le prénom choisi sera notamment utilisé :

  • pour les communications et interactions sur les campus de l’Université;
  • sur la carte étudiante et d’employé;
  • pour l’adresse courriel institutionnelle;
  • dans certains systèmes et sites web tels que StudiUM, le répertoire téléphonique, le Centre étudiant et le Libre-service Synchro;
  • dans tous les documents et les communications qui ne requièrent pas l’utilisation du prénom légal.

Le prénom légal devra être conservé :

  • sur la majorité des documents et actes officiels, notamment les diplômes, attestations, relevés de notes émis par le Bureau du registraire, et documents de nature financière comme les relevés fiscaux ou les factures des droits de scolarité;
  • pour les avis ou documents relatifs à l’admission;
  • pour toute information nominale acheminée auprès d’instances officielles ou d’organismes externes, par exemple le MEES, le réseau de la santé et des services sociaux, le réseau de l’éducation, les ordres professionnels, Revenu Québec et l’Agence du revenu du Canada.

 

Nous vous encourageons à consulter le Guide des bonnes pratiques et le Cadre d'utilisation du prénom qui vous permettra de connaitre les limites du prénom choisi au sein de l’Université.

 

Faire une demande de prénom choisi

Pour vous prévaloir d’un prénom choisi, remplissez le formulaire « Gen_prénom_choisi » dans votre Centre étudiant. Si vous êtes un employé actif à l’Université de Montréal, merci de compléter votre demande par le biais du Libre-service Synchro, dans la tuile Données personnelles. Votre dossier étudiant sera automatiquement mis à jour de cette façon. N’oubliez pas de vous connecter au VPN de l’Université pour accéder à Synchro!

Lorsque votre demande sera approuvée et que votre prénom choisi s’affichera dans votre Centre étudiant, vous serez ensuite en mesure de demander une nouvelle carte étudiante de même qu'un changement d’adresse courriel institutionnelle.

L’Université de Montréal se réserve le droit de refuser toute demande de prénom choisi. Une demande pourrait être refusée par son caractère ridicule, grossier, péjoratif ou pour tout autre usage jugé inapproprié.

Foire aux questions

La FAQ ci-dessous concerne plus spécifiquement les étudiant(e)s. L'information destinée aux employé(e)s se trouve sur le portail, dans la page Changement de nom.

Pour toute question ou information supplémentaire, veuillez contacter le Bureau du registraire.  

1. Qu'est-ce qu'un prénom choisi?

Un prénom choisi est celui qu’une personne utilise pour s’identifier dans la vie de tous les jours et qui est différent de son prénom légal ou à la naissance.

2. Dans quel contexte mon prénom choisi sera-t-il utilisé?

Pour connaître les contextes dans lesquels le prénom choisi sera utilisé, veuillez vous référer au cadre d'utilisation.

3. Est-ce que mon prénom légal continuera d’être utilisé?

Oui, votre prénom légal continuera d’être utilisé, notamment pour certains documents officiels produits par l’Université comme les relevés de notes, les diplômes et les attestations d’études, ou pour tout autre document ou processus qui requiert l’utilisation du prénom légal. Pour obtenir plus d’information, consultez le cadre d'utilisation

4. Qui peut faire une demande de prénom choisi?

Toutes les personnes inscrites ou autorisées à s’inscrire à des cours à l’UdeM, ainsi que tous les membres du personnel de l’Université peuvent faire une demande de prénom choisi. Cette démarche se veut sérieuse et réfléchie. 

5. Y a-t-il une période spécifique pour faire ma demande?

Non, vous pouvez faire une demande de prénom choisi en tout temps. Nous vous encourageons toutefois à choisir un moment opportun pour faire votre demande de prénom choisi afin de limiter les risques de confusions sur votre identité (par exemple, en début de session).

6. Comment puis-je faire une demande de prénom choisi?

Si vous êtes étudiante ou étudiant, vous devez remplir le formulaire intitulé « GEN_prénom_choisi » dans votre Centre étudiant.

Si vous êtes un employé actif à l’Université de Montréal, nous vous invitons à compléter votre demande de prénom choisi par le biais du Libre-service Synchro, dans la tuile Données personnelles. Votre dossier étudiant sera automatiquement mis à jour de cette façon. N’oubliez pas de vous connecter au VPN de l’université avant de vous brancher sur Synchro.

7. Puis-je choisir n’importe quel prénom choisi?

Non, certaines restrictions s’appliquent. Votre demande sera refusée si votre prénom choisi ne respecte pas au moins l’un des critères suivants : 

  • n’est pas ridicule, inusité ou caricaturale
  • n’est pas frappé d’infamie
  • n’a pas de connotation péjorative ou négative

L’Université de Montréal se réserve le droit de refuser un prénom choisi pour tout autre usage jugé inapproprié.

8. Puis-je faire une demande de nom de famille choisi?

Non, seules les demandes de prénom choisi sont autorisées. Le nom légal inscrit dans votre dossier étudiant ne peut être modifié à moins d’avoir obtenu une preuve de changement de nom au Directeur de l’état civil.

9. Quel est le délai de traitement de ma demande?

Dès la soumission de votre demande, vous recevrez un accusé de réception pour confirmer la réception de votre requête. Il s’en suivra un avis de décision dans les 24 à 48 heures ouvrables. Si votre demande est approuvée, un délai de 24 à 48 heures ouvrables sera nécessaire pour que votre prénom choisi soit affiché dans votre Centre étudiant.

10. Une fois que ma demande de prénom choisi est approuvée, quelles sont les prochaines étapes?

À partir du moment où votre prénom choisi est affiché dans le Centre étudiant, vous devez faire la demande d’une nouvelle carte étudiante. Après avoir reçu le courriel confirmant la production de votre carte étudiante, vous pourrez vous présenter au comptoir du Bureau du registraire pour la récupérer. Ayez en main votre ancienne carte étudiante, qui sera exigée pour l’émission de la nouvelle carte. 

Par souci de cohérence, nous vous encourageons fortement à faire une demande de modification d’adresse courriel institutionnelle auprès des TI en remplissant ce formulaire de changement de nom. Quelques jours seront nécessaires avant de voir le changement d’adresse courriel s’appliquer dans tous les systèmes touchés.

 

 

11. Je suis également employé(e) à l'UdeM. Est-ce que mon prénom choisi va suivre?

Oui, votre prénom choisi suivra dans votre dossier d’employé. Une personne qui étudie et qui travaille au sein de l’UdeM doit avoir le même prénom au même moment. Votre dossier étudiant et celui d'employé seront automatiquement synchronisés.

12. Puis-je annuler ou modifier mon prénom choisi?

Oui, vous pouvez annuler ou modifier votre prénom choisi en tout temps, en remplissant le formulaire « GEN_prénom_choisi » dans votre Centre étudiant. Dans l’objet du formulaire, veuillez indiquer « Modification du prénom choisi » ou « Annulation du prénom choisi ».

13. Quelle est la durée de validité de mon prénom choisi?

Votre prénom choisi est valide tant que vous ne faites pas de demande d’annulation ou de modification.

14. Quel prénom sera utilisé dans mon milieu de stage?

L’usage du prénom choisi variera selon le cas pour les stages réalisés sur les campus de l’UdeM. Par contre, pour les stages à l'extérieur des campus de l’Université, le prénom légal va généralement prévaloir, car l’UdeM ne peut imposer l’usage du prénom choisi aux instances externes. En cas de doute, contactez le coordonnateur de stage de votre programme. 

15. Je dois demander une lettre de recommandation pour l’admission à un programme de cycles supérieurs. Quel prénom sera indiqué sur ma demande?

Le prénom choisi sera indiqué sur le courriel automatique acheminé au répondant que vous indiquerez. N’oubliez pas de l’aviser au préalable de l’utilisation de votre prénom s'il diffère de votre prénom légal. 

16. S’il y a une erreur dans mon prénom, que dois-je faire?

Veuillez contacter le Bureau du registraire au 514 343-7212.

17. Puis-je faire modifier mon genre dans mon dossier étudiant lorsque je ferai une demande de prénom choisi?

Non, il n’est pas possible de modifier le genre à la naissance sans avoir obtenu une preuve de changement du Directeur de l’état civil.